Δημιουργία και διατήρηση ενός άκρως λειτουργικού συμβουλίου: Λίστα ελέγχου διακυβέρνησης του Ginny

Ευγενική προσφορά του Max Vakhtbovych από την Pexels

Σχετικά με αυτή τη σειρά

Στις πρώτες μέρες ενός οικογενειακού ιδρύματος, οι δωρητές και άλλα ενθουσιώδη μέλη της οικογένειας τείνουν να στραφούν πρώτα στον ενθουσιασμό της χορήγησης επιχορηγήσεων και, σύντομα στη συνέχεια, στις πρακτικές ανάγκες διαχείρισης και επενδύσεων. Η διακυβέρνηση δεν μπαίνει συχνά στη συζήτηση αμέσως — και αυτό έχει κάποιο νόημα. Η πρώιμη διακυβέρνηση τείνει να είναι άτυπη και μπορεί ακόμη και να θεωρηθεί ως υποστήριξη ενός ισχυρού ιδρυτή. Τελικά, οι οικογένειες και τα θεμέλιά τους εξελίσσονται και οι ιδρυτικές δομές και συστήματα μπορεί να μην εξυπηρετούν το ίδρυμα (ή/και την οικογένεια!) όπως κάποτε. Η στοχαστική προσοχή στη διακυβέρνηση βοηθά στη θέση της βάσης για πρώιμη επιτυχία. Και, όταν το απαιτεί η οργανωτική ανάπτυξη, η προσοχή στη διακυβέρνηση πρέπει να αποτελεί ζωτικό μέρος οποιασδήποτε αναθεώρησης/ανανέωσης της ηγεσίας και των λειτουργιών του ιδρύματος.

Και στις δύο περιπτώσεις, τα διοικητικά συμβούλια ζητούν συχνά συμβουλές και υποστήριξη. Συνήθως αναζητούν απαντήσεις σε μια μακρά λίστα ερωτήσεων:

• Πόσα μέλη του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να έχουμε;
• Πόσο συχνά πρέπει να συνεδριάζει το συμβούλιο;
• Χρειαζόμαστε επιτροπές;
• Προσφέρουμε διακριτικές επιχορηγήσεις ή άλλα κίνητρα/αναγνωρίσεις υπηρεσίας για συμμετοχή από το διοικητικό συμβούλιο και/ή την ευρύτερη οικογένεια;
• Πώς έχει το διοικητικό συμβούλιο πρόσβαση στην εμπειρία της κοινότητας και του προγράμματος;
• Πότε θα φέρουμε την επόμενη γενιά;
• Και πολλά πολλά άλλα.

Η δουλειά μου ως Senior Fellow επικεντρώνεται σχεδόν αποκλειστικά στο να βοηθήσω τις οικογένειες να εξασφαλίσουν εξαιρετική διακυβέρνηση. Όταν αντιμετωπίζω τη «λίστα», το πρώτο μου ένστικτο είναι να κοιτάξω πιο βαθιά σε αυτό που προκαλεί τις ερωτήσεις. Εξίσου σημαντικό, ψάχνω για τις ερωτήσεις που δεν είναι στη λίστα.

Πρόσφατα δούλεψα με μια οικογένεια με την ελπίδα να δημιουργήσω καλές διαδικασίες σανίδων για το πολύ νέο τους ίδρυμα. Χαρτογραφώντας μια ενδελεχή ανασκόπηση όλων των ζητημάτων και των ερωτήσεων που θα μπορούσαν να εξετάσουν, συνειδητοποίησα ότι τελικά είχα την ευκαιρία να προσφέρω σε άλλους πίνακες μια δική μου λίστα: Λίστα ελέγχου διακυβέρνησης Ginny.

Σε αυτήν τη σειρά νέων ιστολογίων, θα καλύψω μια λίστα με ερωτήσεις που μπορεί να θέλετε να απαντήσετε με το διοικητικό συμβούλιο σας. Αν και υπάρχουν καλοί πόροι που θα σας βοηθήσουν να εντοπίσετε κοινές και αποτελεσματικές πρακτικές σε κάθε τομέα (πολλές από τις οποίες μπορείτε να βρείτε στο Κέντρο Γνώσης του NCFP), θα εστιάσω λιγότερο στα αποτελέσματα και περισσότερο στο να διασφαλίσω ότι όλα είναι στο τραπέζι. Σκεφτείτε αυτό ως οδικό χάρτη αντί να προσδιορίσετε με ακρίβεια τον προορισμό σας. Παρουσιάζοντάς το σε αυτή τη μορφή, ελπίζω ότι τα οικογενειακά ιδρύματα θα έχουν έναν πρακτικό οδηγό για να χτίσουν το ταμπλό που του αξίζει.

Η σειρά θα καλύπτει:

• Ανάγκες και Προσδοκίες του Ιδρύματος των Μελών του Διοικητικού Συμβουλίου
• Σύνθεση, Επιλογή και Όροι Διοικητικού Συμβουλίου
• Επιτροπές ΔΣ και Λήψη Αποφάσεων
• Αξιολόγηση και ανανέωση Διοικητικού Συμβουλίου
• Πρόσθετες εκτιμήσεις.

Επιτρέψτε μου να ξεκινήσω με το θέμα και τα ερωτήματα που, χωρίς αμφιβολία, είναι τα πιο συχνά παραβλέπονται και τα πιο θεμελιώδη. Κατευθυντήριες Αρχές Διακυβέρνησης και ο Ρόλος του Δ.Σ.

---

Λίστα ελέγχου διακυβέρνησης Ginny: Κατευθυντήριες αρχές και ο ρόλος του συμβουλίου

Ιδρυτές, οικογένειες και σύμβουλοι φέρνουν διαφορετικές προοπτικές και απόψεις στην υπηρεσία του διοικητικού συμβουλίου. Το καλύτερο της οικογενειακής φιλανθρωπίας βρίσκεται συχνά στον πλούτο αυτής της διαφορετικότητας. Ωστόσο, όταν αυτές οι απόψεις είναι πολύ διαφορετικές – και ίσως ακόμη και σε άμεση σύγκρουση – η επίλυση μπορεί να είναι αδύνατη χωρίς μια κοινή κατανόηση του τι σημαίνει να υπηρετείς σε αυτό το συγκεκριμένο διοικητικό συμβούλιο. Πριν καθορίσετε οποιεσδήποτε πολιτικές ή πρακτικές διακυβέρνησης, ξεκινήστε με την πρώτη και την πιο θεμελιώδη από τις ερωτήσεις:

Ποιες αρχές θα εμπνεύσουν και θα καθοδηγήσουν την εξυπηρέτηση του διοικητικού συμβουλίου;

Οι κατευθυντήριες αρχές για την υπηρεσία του διοικητικού συμβουλίου αντικατοπτρίζουν κρίσιμα ζητήματα στάσης και προσέγγισης. Όσο νωρίτερα μπορούν να αναπτυχθούν και να μοιραστούν με τα σημερινά και τα μελλοντικά μέλη του διοικητικού συμβουλίου, τόσο πιο πιθανό θα υπάρχει μια κοινή βάση για την ανάπτυξη και την τήρηση πολιτικών και πρακτικών διακυβέρνησης. Όταν αντιμετωπίζω έντονα διαφορετικές θέσεις σχετικά με μια συγκεκριμένη πρακτική ή πολιτική, με όλους να είναι απολύτως βέβαιοι ότι έχουν τη σωστή ιδέα, σχεδόν πάντα διαπιστώνω ότι κάθε άτομο λειτουργεί με διαφορετικό σύνολο στόχων ή προσδοκιών. Η επιβεβαίωση των κατευθυντήριων αρχών για το ιδρυτικό σας συμβούλιο παρέχει ανεκτίμητο πλαίσιο για όλες τις μελλοντικές εργασίες του διοικητικού συμβουλίου για τα επόμενα χρόνια.

Έκανα πρόσφατα αυτήν την ερώτηση σχετικά με τις κατευθυντήριες αρχές ενός ιδρύματος που προσπαθεί να τοποθετήσει το διοικητικό συμβούλιο ώστε να συμπεριλάβει την επόμενη γενιά. Αυτό που ακολούθησε ήταν μια εμπνευσμένη και διαφωτιστική συζήτηση για την ταπεινοφροσύνη και την υπηρεσία. Η υπηρεσία στο διοικητικό συμβούλιο, όπως είχαν μάθει από τους ιδρυτές, είναι προνόμιο και όχι πηγή οποιουδήποτε απτού προσωπικού οφέλους. Συνέχισαν τονίζοντας ότι τα μελλοντικά μέλη θα πρέπει να έρθουν στο διοικητικό συμβούλιο για να υποστηρίξουν τις κοινές αξίες και την αποστολή. Τα προσωπικά συμφέροντα θα πρέπει να υποστηρίζονται με προσωπικό εθελοντισμό και προσφορά. Η κατανόηση της αξίας που δίνει αυτή η οικογένεια στην ανιδιοτελή υπηρεσία συνέβαλε πολύ στην ανάπτυξη συγκεκριμένων πολιτικών σχετικά με την καταλληλότητα, τους όρους, τις διακριτικές επιχορηγήσεις και πολλά άλλα. Μια άλλη οικογένεια, που επίσης προσπαθούσε να βρει μια θέση για τις μελλοντικές γενιές, ένιωσε ότι το ίδρυμα επωφελήθηκε από όσο το δυνατόν περισσότερα μέλη της οικογένειας, φέρνοντας διαφορετικά πάθη, δίκτυα και απόψεις στο έργο. Οι πολιτικές τους θα πρέπει να εξισορροπούν την ατομική πρωτοβουλία με την ανάγκη να εργαστούν συλλογικά. Καθώς σκέφτεστε τις αξίες σας, τα κίνητρά σας και τις φιλοδοξίες σας και τον στόχο σας να εξασφαλίσετε την καλύτερη δυνατή διακυβέρνηση για το ίδρυμά σας, ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις που μπορεί να σας βοηθήσουν να διαμορφώσετε τις κατευθυντήριες αρχές σας, να τις τεκμηριώσετε και να τις χρησιμοποιήσετε ως βάση για τις πολιτικές και πρακτικές που καθιερώνετε.

Κρίσιμα ερωτήματα στάσης και προσέγγισης:

• Για τους ιδρυτές: Επιλέγοντας να ιδρύσετε το ίδρυμα, ποιες ήταν οι ελπίδες σας για την προσφορά και για τη συμμετοχή της οικογένειας; Έχετε μοιραστεί αυτές τις ελπίδες με αυτούς που έχετε επιλέξει να συμμετάσχετε; Η ειλικρίνεια και η σαφήνεια σχετικά με τα κίνητρα και τους στόχους σας μπορούν να εξαλείψουν πρώιμες και ατελείωτες παρεξηγήσεις από αυτούς που είναι επιφορτισμένοι με την εκτέλεση των επιθυμιών σας.
• Για παλαιότερα ιδρύματα που δεν έχουν δήλωση κληρονομιάς ιδρυτή, σκεφτείτε τις αναμνήσεις και τις προσωπικές σας σκέψεις. Ενώ κάθε άτομο θα έχει μοναδικές αναμνήσεις για τη σχέση του με τον ιδρυτή, το σημαντικό έργο θα προέλθει από τη συζήτηση αυτών των προβληματισμών με τα μέλη της οικογένειας και τους συναδέλφους του διοικητικού συμβουλίου και τη λήψη μιας κοινής δήλωσης των ιδρυτικών αρχών.
• Επιμέλεια έναντι ιδιοκτησίας: Βλέπουν τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου τους εαυτούς τους ως διαχειριστές μιας οικογενειακής κληρονομιάς ανάλογα με ένα δημόσιο καταπίστευμα; Κάποιοι χρησιμοποιούν άλλα πλαίσια αναφοράς (μια οικογενειακή επιχείρηση ή γραφείο) για να συμπεριφέρονται (συχνά ακατάλληλα) ως ιδιοκτήτες ενός χρηματοοικονομικού περιουσιακού στοιχείου;
• Η οικογένεια υπηρετεί το ίδρυμα ή το ίδρυμα την οικογένεια; Κατανοούν τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου τις νομικές και ηθικές υποχρεώσεις τους ως διαχειριστές ιδιωτικών ιδρυμάτων;
• Σε ποιο βαθμό πρόκειται να είναι ένα οικογενειακό ίδρυμα όπου επιδιώκεται ένα κοινό όραμα και αποστολή και σε ποιο βαθμό είναι ένα όχημα για την προσφορά συμφερόντων μεμονωμένων μελών του διοικητικού συμβουλίου; (Αναγνωρίστε ότι αυτό το ζήτημα -όπως πολλά σε αυτήν τη λίστα- γίνεται πιο περίπλοκο καθώς μεγαλώνει η οικογένεια· οι ιδρυτικές λύσεις μπορεί να χρειαστεί να επανεξεταστούν με την πάροδο του χρόνου.)
• Δεδομένου ότι τα συστήματα δεν γερνούν πάντα καλά, προορίζεται το θεμέλιο να υπάρχει στο διηνεκές και, εάν ναι, πώς θα αντικατοπτρίζουν οι πολιτικές και οι πρακτικές διακυβέρνησής σας αυτόν τον στόχο; (Μου θυμίζει πάντα το ίδρυμα μικρής οικογένειας με την πολιτική ότι όλοι οι συγγενείς εξ αίματος θα μπορούσαν να υπηρετήσουν στο διοικητικό συμβούλιο — και σκόπευαν να είναι ένα διαρκές ίδρυμα.)
• Εάν υπάρχει κοινό όραμα και στόχοι, πώς θα καθοριστούν;
• Πώς ορίζετε το προνόμιο της κηδεμονίας: ως τιμή και ευθύνη ή ως προσωπικό προνόμιο; Θα πρέπει/θα υπάρξει κάποιο απτό προσωπικό ή ατομικό όφελος από την υπηρεσία επιβίβασης;
• Πώς θα αντικατοπτρίζει το πνεύμα του ιδρύματος και της διακυβέρνησής του το γεγονός ότι αυτή είναι, πρώτα και κύρια, η φιλανθρωπία της οικογένειας του ιδρυτή στο σύνολό της; Τα πρώτα άτυπα χρόνια, τα ιδρύματα μπορεί να μοιράζουν την εργασία, τις ευκαιρίες χορήγησης επιχορηγήσεων και τις θέσεις στο διοικητικό συμβούλιο σε «τμήματα» της οικογένειας – συνήθως στους κλάδους που εκπροσωπούνται από τη δεύτερη γενιά. Άλλα ιδρύματα καθορίζουν ρόλους και προνόμια με βάση τις γενιές. Με την πάροδο του χρόνου, αυτό που ήταν μηχανισμός οργάνωσης μπορεί να γίνει το τελικό παιχνίδι. Το διοικητικό συμβούλιο αγωνίζεται να διατηρήσει τη «δικαιοσύνη» μεταξύ αυτών των τμημάτων και συχνά χάνει την αίσθηση της ιδρυτικής οικογένειας στο σύνολό της. Αλλά δίκαιο σε ποιον; Ή σε τι; Η επιβεβαίωση της κληρονομιάς του ιδρυτή και ολόκληρης της οικογένειας μπορεί να βοηθήσει στην εξισορρόπηση των συνεχών απαιτήσεων των οικογενειακών διχασμών.
• Πώς θα δημιουργήσετε την κοινότητα των ιδρυμάτων σας για πρόσβαση στην τεχνογνωσία και την εμπειρία που θα χρειαστείτε για μέγιστη αποτελεσματικότητα; Πώς θα συμπληρώσουν οι άλλοι τη γνώση και τις προοπτικές που φέρνουν τα μέλη της οικογένειας στο τραπέζι; Σε ποιο βαθμό ο οικογενειακός έλεγχος είναι προτεραιότητα; (Σημείωση: θα μοιραστούμε περισσότερα για αυτό το σημαντικό θέμα όταν το ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ αντιμετωπίζει την επιλεξιμότητα.)

Κάνοντας τα επόμενα βήματα

Εάν σκέφτεστε μια ανανέωση της διακυβέρνησης ή σχεδιάζετε να καλωσορίσετε μια νέα γενιά στην εθελοντική υπηρεσία ή αν θέλετε να εντοπίσετε μέλη του κοινοτικού συμβουλίου που θα κατανοήσουν την προσέγγισή σας στη διακυβέρνηση, σκεφτείτε να αναπτύξετε τη δήλωση των κατευθυντήριων αρχών σας. Ποιες αρχές καθοδηγούν τη διακυβέρνηση και την προσέγγισή σας στο προνόμιο της υπηρεσίας στο διοικητικό συμβούλιο; Πώς μπορεί να αντικατοπτρίζονται αυτές στις πολιτικές και τις πρακτικές του διοικητικού συμβουλίου σας; Εάν έχετε ήδη κάνει δουλειά για να εκφράσετε τις αξίες σας, αυτό είναι μια καλή αρχή. Τι λένε οι αξίες σας για τη φιλοσοφία διακυβέρνησής σας και την προσέγγισή σας στην υπηρεσία του διοικητικού συμβουλίου—προς το παρόν και για τα επόμενα χρόνια;

Μελλοντικά ιστολόγια: Περισσότερα από Λίστα ελέγχου διακυβέρνησης Ginny

Όπως αναφέρεται στην επισκόπηση, πρόσθετες ερωτήσεις στο ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ θα γίνει τους επόμενους μήνες. Η εργασία που κάνετε για να κατανοήσετε και να τεκμηριώσετε τις κατευθυντήριες αρχές σας θα σας δώσει τη δυνατότητα να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις με πιο λογικό και στοχαστικό τρόπο. Και όσοι συνεργάζονται μαζί σας τώρα και στο μέλλον θα μπορούν να ερμηνεύουν και να πραγματοποιούν τις προθέσεις σας με μεγαλύτερη σαφήνεια, πλαίσιο και διορατικότητα.

Για να μάθετε περισσότερα, επισκεφτείτε τη Λίστα ελέγχου διακυβέρνησης του Ginny Μέρος 2: Διευκρίνιση των αναγκών του ιδρύματος και των προσδοκιών των μελών του διοικητικού συμβουλίου.

Η Ginny Esposito είναι Ανώτερη Συνεργάτης και Ιδρυτική Πρόεδρος στο Εθνικό Κέντρο Οικογενειακής Φιλανθρωπίας